заместитель главного бухгалтера по ресторанному бизнесу
Если вы решили открыть заведение, например, ресторан, кафе или бар, то наверняка уже вовсю думаете над концепцией, дизайном интерьера и меню. Безусловно, все это важно, но есть одна не менее значимая часть, о которой не стоит забывать, — это бухгалтерия.
То, насколько внимательно вы управляете расходами, налогами, движением денежных средств и взаимодействием с поставщиками, определяет не только уровень вашей прибыли, но и устойчивость всего бизнеса.
Мы подготовили пошаговую инструкцию на тему того, как открыть кафе с нуля в Беларуси и как сделать так, чтобы бизнес не пострадал от штрафов и ограничений.
Без этого вы не сможете официально вести бизнес: открыть счёт в банке, заключить договор аренды, работать с поставщиками, принимать оплату от клиентов и подавать отчётность в налоговую.
Наиболее подходящая форма для общепита (малый и средний бизнес) — общество с ограниченной ответственностью (ООО). В данном случае может быть один или несколько учредителей.
Перед тем как зарегистрировать юрлицо, нужно выбрать название компании. Самое главное — оно должно быть уникальным. Проверить, нет ли у кого-то такого же названия, можно в Едином государственном регистре юридических лиц и ИП на сайте Министерства юстиции РБ.
Затем нужно подготовить учредительные документы: устав, решение о создании ООО, если учредитель 1. Если же их несколько, тогда в тот список нужно добавить протокол общего собрания участников. Также заранее определитесь с юридическим адресом, который потом будет указан во всех документах.
Следующий шаг — оплата госпошлины за регистрацию (через ЕРИП или в отделении банка). Когда всё готово, подавайте документы в исполком по месту предполагаемой регистрации. Обычно ее проводят в течение
После регистрации юрлица по умолчанию вы становитесь плательщиком общей системы налогообложения (ОСН). Это «базовая» система: полный НДС, налог на прибыль и т.д. Но есть вариант перейти на УСН — упрощенную систему:
Для перехода на УСН нужно подать заявление через личный кабинет налогоплательщика с ЭЦП, но только в первые 20 рабочих дней после регистрации. Если не сделаете, тогда автоматически остаетесь на ОСН.
Один из наиболее оптимальных вариантов — 1С:Бухгалтерия. Все это больше актуально для бухучёта и налогов. А если у вас в меню предполагается большое количество блюд, продуктов для них, то все контролировать и рассчитывать лучше в отдельных специализированных программах, например, iiko, StoreHouse + R-Keeper или Quick Resto.
ВАЖНО! Эти программы не заменяют 1С:Бухгалтерию, а дополняют. Их задача — кухня, калькуляция, списания и склад.
Один из вариантов — специалист в штате, но есть несколько нюансов: если уйдет в отпуск, заболеет, то работу выполнить будет некому. А контролировать все процессы, сдавать отчетность в налоговую нужно вовремя.
Лучше заказать бухгалтерские услуги у нас по нескольким причинам:
Что нужно, чтобы открыть кафе? Помимо того, что указывали выше, еще нужна учетная политика компании — обязательный документ, его нужно подать в налоговую в течение 30 дней после регистрации юрлица.
Что должно быть прописано в учетной политике:
Важно составлять такой документ вместе с бухгалтером, чтобы избежать ошибок и проблем с бухгалтерским и налоговым учетом.
Среди них:
ИМНС (налоговая). Постановка на учет в инспекции Министерства по налогам и сборам происходит автоматически сразу после регистрации юрлица. Отдельно идти туда не нужно, вам выдадут уведомление с информацией о вашей налоговой инспекции и учетном номере плательщика (УНП).
ФСЗН (Фонд социальной защиты населения). Вы как наниматель просто обязаны зарегистрироваться в Фонде через местный исполком. После регистрации вы ежемесячно оплачиваете страховые взносы (за работников и за себя, если вы оформлены по трудовому договору). Игнорировать нельзя, иначе придется платить штрафы.
«Белгосстрах». Следует заключить договор обязательного государственного страхования от несчастных случаев и профзаболеваний.
Открытие расчетного счета в банке для безналичных расчетов: оплаты аренды, налогов, зарплат, реализации эквайринга для ваших гостей и т.д.
Электронная цифровая подпись понадобится вам для:
Оформить ее можно в Национальном центре электронных услуг. Для этого Нужны паспорт, заявление, свидетельство о регистрации и оплата.
Вам нужно установить кассовое оборудование для расчета наличными или картой. И обязательно подключить его к системе контроля налоговых органов (СКНО).
Она автоматически передает данные о каждой продаже в налоговую. То есть каждый пробитый чек фиксируется в режиме онлайн.
Что нужно сделать для этого, если решили открыть бизнес — кафе с нуля:
Лучше сделать все сразу, чем откладывать «на потом».
Поэтому еще рекомендуем:
Подключить сервис электронных накладных и маркировки. Иначе вы не сможете приобретать некоторые виды товаров, которые подлежат маркировке.
Внедрить систему инвентаризации и учета товаров в общепите. Чтобы не терять деньги, нужно регулярно проводить инвентаризации: на складе, в баре, на кухне. Изо дня в день нужно добавлять информацию в систему учета по всем событиям, происходящим на ваших объектах. И уже через месяц можно оценить потери, проконтролировать списания и внедрить эффективную систему управления этими потерями.
Обучить персонал по документообороту и учету. В любом случае часть документов нужно оформлять прямо в заведении, подписывать товарные накладные, акты списания, отчеты смен. Очень важно, чтобы администратор, повар, бармен или заведующий производством понимали базовые принципы учета, умели правильно оформлять документы и не допускали ошибок в «первичке».
Оформить санитарные книжки и лицензии. Санкнижки нужны не только поварам, но и всем остальным, кто работает в вашем заведении: официанты, бармены и другие.
Какие еще документы нужны, чтобы открыть кафе? Например, лицензия на розничную торговлю алкоголем, согласовательные документы по наружной рекламе, заключенные договоры с обязательными службами (дезинсекция, дезинфекция, вывоз ТБО, прачечные и т.д.)
Поздравляем, теперь ваше заведение может официально работать и приносить прибыль!
Будем рады видеть вас в качестве наших клиентов!